Kalender

Här får du en fullständig översikt över alla arbetspass, frånvaro och schemalagda aktiviteter – både per dag, vecka eller månad. Du kan skapa nya pass, filtrera efter arbetsuppgift eller frånvaro, och se vem som arbetar när.

🖼️ Översikt: Kalendern

Kalendern är uppdelad i tre huvudsektioner:

1. Vänstermeny

• Dagar: Välj datum för att visa dagens aktiviteter.
• Status och information: Visar antal anställda per status (Arbetar, Sjuk, VAB, etc.).
• Personalöversikt: Lista över alla anställda med deras aktuella shift.
• Färgförklaring: Vad varje färg betyder – både för frånvaro och arbetsuppgift.

💡 Tips: Klicka på en färg i “Färgförklaring” för att filtrera kalendern efter den kategorin.

2. Huvudkalender (Månadsvy)

Visar alla arbetspass och frånvaro i en månadsvy.

• Varje dag har ett eller flera arbetspass (t.ex. “Shift 1”, “Shift 2”).
• Passen visar:
  • Antal bokade användare (t.ex. 2/3 = 2 av 3 platser bokade).
  • Tid (t.ex. 07:30–14:00).
  • Arbetsplats / uppgift (t.ex. Butiken, Damning).

⚠️ Observera: Om ett pass är rött – betyder det att det är avslutat eller avbokat.

3. Personal tidslinje

Visar en tidslinje för varje anställd – perfekt för att se exakt när någon är inplanerad.

• Varje rad representerar en anställd.
• Pass visas som färgade rektanglar med start/sluttid.
• Hovera över ett pass för att se mer info (t.ex. “Butiken: Shift 1 07:30–14:00”).

🛠️ Skapa en ny planering

Klicka på knappen “+ Skapa arbetspass” i övre högra hörnet för att börja.

💡 Observera: När du klickar på knappen öppnas ett formulär där du kan skapa ett nytt arbetspass eller en hel arbetsplan.

🖼️ Formulär: Skapa nytt arbetspass

Formuläret är uppdelat i flera sektioner:

🔹 1. Välj arbetspassmall (valfritt)

Välj arbetspassmall
Lista av alla sparade arbetspassmallar.

• Om du har skapat mallar tidigare (t.ex. “Morgonpass”, “Kvällspass”), kan du välja en här för att snabbt fylla i fält.
• Om du inte har någon mall – hoppa över detta steg.

💡 Tips: Mallar sparar tid – särskilt om du har standardpass som återkommer varje vecka.

🔹 2. Ange arbetspassnamn

Arbetspassnamn
Ange ett beskrivande namn för arbetspasset.

• Exempel: Rubrik, Morgonpass Butiken, Kvällspass Lager.
• Detta namn visas i kalendern och på personalens tidslinje.

⚠️ Observera: Namnet måste vara unikt inom den valda perioden – annars kan det leda till förvirring.

🔹 3. Välj datum

Välj datum
Ange start- och slutdatum för arbetspasset.

• Klicka på kalenderikonen för att välja datum.
• Du måste ange ett datumintervall för att kunna välja veckor senare.

💡 Tips: Använd detta för att skapa pass som gäller under en viss period – t.ex. “2025-12-15 till 2025-12-31”.

🔹 4. Välj dagar & veckor

Välj dagar för vald period
Markera vilka veckodagar passet ska gälla för.

• Standard: Alla dagar är markerade (Måndag–Söndag).
• Klicka på X för att ta bort en dag – eller klicka på plussymbolen för att lägga till.

Välj veckor för vald period
Välj vilka veckor passet ska gälla för.

• Exempel: Vecka 50, 51, 52.
• Du måste ha valt ett datumintervall för att aktivera denna funktion.

💡 Tips: Använd detta för att skapa pass som bara gäller på vissa dagar i veckan – t.ex. “Endast onsdagar och fredagar”.

🔹 5. Lägg till arbetspass

Lägg till arbetspass
Skapa arbetspass för olika tidsperioder och användargrupper.

Fyll i:

• Namnge arbetspass – t.ex. morgonpass-kvällspass.
• Antal deltagare – hur många som får bokas (t.ex. 3).
• Klicka på “Lägg till arbetspass” för att lägga till det i planeringen.

⚠️ Observera: Du måste lägga till minst ett arbetspass för att kunna skapa en arbetsplan.

🔹 6. Viktiga meddelanden

🟡 Varning: Lägg till minst ett arbetspass

Lägg till minst ett arbetspass för att skapa en arbetsplan

• Om du inte lägger till något arbetspass – kan du inte spara planeringen.

🟦 Info: OBS! Ta hänsyn till frånvarande personal!

OBS! Ta hänsyn till frånvarande personal! Schema registreras ej hos personal under frånvarotiden!

• Detta betyder att om en användare är sjuk eller på semester – kommer de inte att kunna bokas till passet.
• Systemet visar detta automatiskt i kalendern.

🔹 7. Spara som mall (valfritt)

Spara som mall
Spara arbetspassmall för framtida användning.

• Markera kryssrutan för att spara formuläret som mall.
• När du skapar ett nytt arbetspass senare – kan du välja denna mall för att snabbt fylla i fält.

💡 Tips: Bra att använda för standardpass som återkommer varje månad – t.ex. “Helgdagspass” eller “Extra kvällspass”.

🔹 8. Skapa

Klicka på knappen “Skapa” för att spara arbetspasset.

• Om allt är ifyllt korrekt – sparas passet och syns direkt i kalendern.
• Om du missat något – får du ett felmeddelande (t.ex. “Lägg till minst ett arbetspass”).

👥 Steg 2: Lägg till användare (Efter att du skapat passet)

När du har skapat ett arbetspass (eller en arbetsplan) öppnas en ny dialog där du kan boka användare till passet.

I dialogen ser du:

• Tillgängliga användare: Lista över alla anställda som kan bokas.
• Max antal användare per dag: Ange hur många som får bokas (t.ex. 3).
• Boka användare: Markera kryssrutan bredvid namnet för att boka dem.

💡 Tips: Du kan skicka ett meddelande till de bokade användarna via knappen “Lämna meddelande...” – perfekt för att informera om ändringar eller extra instruktioner.

🔍 Filtrera kalendern

Du kan filtrera kalendern på flera sätt:

1. Filtrera efter arbetsuppgift

Klicka på “Filtrera” → Välj en eller flera arbetsuppgifter (t.ex. “Butiken”, “Damning”).

💡 Tips: Använd sökfältet för att snabbt hitta en specifik arbetsuppgift.

2. Filtrera efter frånvaro

Klicka på “Filtrera” → Välj en eller flera frånvarokategorier (t.ex. “Sjuk”, “VAB”).

💡 Observera: Du kan kombinera filter – t.ex. visa bara “Sjuk” + “Butiken”.

3. Välj vy (dag, vecka, månad)

Använd knapparna ovanför kalendern:

• Idag – visar idagens pass.
• Vecka – visar hela veckan.
• Månad ← Standardvy.
• År – visar hela året.
• Program – visar schemalagda aktiviteter.

👁️‍🗨️ Visa detaljer för ett pass eller frånvaro

Klicka på ett pass eller frånvaro i kalendern för att öppna detaljvy.

🖼️ Exempel: Detaljvy för frånvaro

I detaljvyn ser du:

• Anledning: Vem som är borta (t.ex. Marvin Lund).
• Datum & tid: När frånvaron gäller (t.ex. 2025-12-10, 09:00–17:00).
• Kategori: Vilken typ av frånvaro (t.ex. VAB).

💡 Tips: Du kan godkänna, avslå eller kommentera frånvaron här – om du har rättigheter.

📊 Se personalöversikt & statistik

I vänstermeny ser du:

• Antal anställda per status (Arbetar, Sjuk, VAB, etc.).
• Inställning: Hur många har instämplats, skickat notis eller inte börjat.

💡 Tips: Använd detta för att snabbt se om någon har glömt att stämpla in – eller om du behöver ersätta någon.